ORGANISASI DAN MANAJEMEN KOPERASI

1.1.Struktur Organisasi

Berdasarkan Undang-undang Perkonomian No. 12/1967 dalam organisasi koperasi adaempat tingkatan yaitu: (Arifinal Chaniago, 1984)

1)      Induk Koperasi, sekurang-kurangnya 3 gabungan koperasi yang ber-Badan Hukum.

2)      Gabungan Koperasi, sekurang-kurangnya 3 Pusat Koperasi yang ber-Badan Hukum.

3)      Pusat Koperasi, sekurang-kurangnya 5 Koperasi Primer yang ber-Badan Hukum.

4)      Kopersi Primer, yang beranggotakan paling kurang 20 oarang.

Untuk struktur organisasi koperasi dapat dilihat dari dua segi, yaitu :

1.      Segi intern organisasi koperasi

2.      Segi ekstern organisasi koperasi

       I.            Segi Intern Organisasi Koperasi

Intern Orgaisasi Koperasi ialah organisasi yang berhubungan dengan tingkat-tingkat koperasi itu, yaitu hubungan antara Koperasi Primer, Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan, dan Koperasi Induk.

Dalam ekstern organisasi ini juga termasuk hubungan tingkat-tingkat koperasi itu dengan Dewan Koperasi Indonesia, yaitu dewan yang mempersatukan berbagai jenis koperasi dari berbagai tingkat ke dalam satu organisasi tunggal yang meliputi seluruh Indonesia.

Intern Organisasi Koperasi terdiri dari 3 unsur, yaitu :

a.       Unsur alat-alat perlemgkapan organisasi

-          Rapat anggota

-          Pengurus

-          Badan Pemeriksa

b.      Unsur dewan penasehat atau penasihat

c.       Unsur pelaksana-pelaksana, yaitu manajer dan karyawan-karyawan koperasi lainnya.

    II.            Segi Ekstern Organisasi Koperasi

Di dalam Undang-undang No. 12/1967 Tentang Pokok-pokok Perkoperasian dikenal adanya Koperasi Primer, Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan, dan Koperasi Induk seperti yang dikemukakan dalam struktur intern organisasi koperasi di atas.

Dilihat dari segi pemusatan, maka Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan dan Koperasi Induk juga disebut Koperasi Sekunder sebagai koperasi yang tingkatannya lebih atas dari Koperasi Primer, dan diliht dari segi fungsinya, maka Koperasi Sekunder tersebut juga disebut “organisasi pembantu” yang fungsinya membantu Koperasi Primer mencapai tujuannya. Karena itu, maka Koperasi Sekunder pada dasarnya menjalankan usaha-usaha yang tidak dapat dilakukan oleh Koperasi Primer secara sendiri-sendiri, seperti dilakukan oleh Koperasi Primer menjalankan usaha-usaha yang tidak dapat dilakukan dengan baik oleh anggota-anggota perorangan secara sendiri-sendiri. Maka dipandang dari segi fungsinya itu, perlu tidaknya salah satu tingkat organisasi tergantung pada keperlua dan efisiensi, yang artinya kalau tidak diperlukan atau tidak efisien karena dibandingkan dengan manfaatnya tidak memadai, tingkat organisasi tersebut dapat ditiadakan. Dengan demikian jumlah tingkat organisasi bisa kurang dari 4.

Tentang tingkat-tngkat organisasi tersebut dapat lebih dijelaskan sebagai berikut :

a.       Koperasi Primer

Koperasi yang anggotanya terdiri dari orang-perorang disebut “Koperasi Primer”. Koperasi serupa itu baru dapat dibentuk, apabila dapat dihimpun paling sedikit 20 orang sebagai pendirinya. Dalam selruh struktur gerakan koperasi, maka Koperasi Primer, yang dimiliki dan diawasi secara demokratis oleh para anggotanya, merupakan dasar dari gerakan itu sendiri. Karena dalam Koperasi Primer inilah anggota menanam modalnya serta dalam Rapat Anggota Koperasi Primer inilah mereka sendiri menjalankan haknya untuk menentukan usaha-usaha apa yang akan diselenggarakan oleh koperasi guna kepentingannya. Dan melalui Koperasi Primer ini pulalah setiap anggota mengharapkan memperoleh pelayanan guna kepentingan usahanya atau keperluan hidupnya.

b.      Koperasi Pusat

Kalau pada Koperasi Primer sejumlah paling sedikit 20 orang menggabungkan diri agar dapat mempersatukan kekuatan-kekuatan yang kecil menjadi suatu kesatuan yang besar dalam mengejar cita-citanya, maka untuk tujuan dan maksud yang sama, sekurang-kurangnya 5 Koperasi Primer dapat pula menggabungkan diri dalam suatu tingkatan organisasi yang lebih tinggi, yatu Koperasi Pusat.

c.       Koperasi Gabungan

Dengan maksud yang sama seperti diatas, maka 3 Koperasi Pusat yang telah diakui sebagai badan hukum juga dapat membentuk tingkat organisasi lebih atas lagi, yang disebut Koperasi Gabungan.

d.      Koperasi Induk

Seterusnya 3 Koperasi Gabungan yang telah berbadan hukum dapat pula membentuk Koperasi Induk.

Pemusatan-pemusatan sebagai diutarakan di atas, tiada maksudnya untuk menyusun kekuatan yang lebih besar. Maka suatu jenis koperasi yang organisasinya tersusun dari Koperasi Primer hingga Koperasi Induk, pda hakikatnya merupakan satu kesatuan organisasi ekonomi yang tidak dapat dipisahkan satu dai yang lain.

1.2.Rapat Anggota

Rapat anggota harus merupakan suatu kesempatan bagi pengurus untuk melaporkan kepada para anggota tentang kegiatan-kegiatannya selama tahun yang lalu. Bersama-sama dengan anggota menelaah rencana kerja tahun mendantang untuk meningkatkan usaha kemajuan koperasi.

Kekuasaan tertinggi dalam koperasi terletak di tangan keputusan rapat anggota. Rapat anggota diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

Perlu kiranya diperhatikan dalm mengisi acara rapat anggota tahunan koperasi :

1.      Rapat supaya dimulai pada waktunya dan segera diputuskan apakah forum telah tercapai atau belum (perhatikan anggaran dasar)

2.      Notulen (termasuk keputusan-keputusan yang diambil) dalm rpat anggota sebelumnya supaya dibacakan oleh penulis.

3.      Pengeshan notulen rapat anggota sebelumnya.

4.      Laporan pengurus dilamjutkan dengan pengajuan rencana kerja dan anggaran belanja tahun mendatang termasuk kebutuhan kredit dan pemupukan modal. Rencana kerja dan anggran belanja dapat diajukan pula secara terpisah.

5.      Laporan hasil pemeriksaan oleh badan pemeriksa.

6.      Penjelasan pejabat tentang hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh pejabat.

7.      Pembicaraan tentang rencana kerja dan anggaran belanja.

8.      Pengesahan rencana kerja dan anggaran belanja, termasuk kebutuhan kredit dan pemupukan modal.

9.      Pemilihan pengurus dan badan pemeriksa baru kalau masa jabatan mereka telah selesai

10.  Hal-hal lain yang perlu dibicarakan.

1.3.Rapat Pengurus

Pengurus koperasi sebagai pemegang mandat dari anggota harus melakukan pekerjaannya secara terbuka sesuai engan keputusan-keputusan dalam rapat anggota.

Kegiatan yang dijalankan berdasarkan rencana kerja, anggaran dan biaya yang sudah ditetapkan dlam rapat anggota.

Manajer harus menekankan kewirakoperasian ialah kualitas pribadi masing-masing yang merupakan kekutan untuk mendorong dan perkembangan berdasarkan kerja sama untuk bersama.

Pengurus secara priodik perlu mengadakan rapat pengurus, untuk mengambil keputusan guna melaksanakan rencana koperasi yang ditetapkan dalam rapat anggota.

Untuk dapat membantu kelancaran rapt pengurus, perlu :

1.      Supaya para peserta rapat datang pada waktunya hingga rapat dapat dimulai tepat pada waktunya.

2.      Notulen rapat terakhir supaya dibacakan.

3.      Usaha-usaha yang belum selesai dapat dibicarakan.

4.      Manaje melaporkan tentang keadaan keuangan.

5.      Adakan waktu diskusi untuk memajukan rencana-rencana usaha.

6.      Bacakan surat-surat penting yang masuk yang perlu diketahui oleh seluruh pengurus.

7.      Menghadapi akhir tahun buku, diambil langkah-langkah untuk menetapkan pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU)

8.      Adakan diskusi mengenai usaha-usaha baru.

9.      Laporan dari hasil-hasil panitia dsampaikan.

1.4.Badan Pemeriksa

Dalam koperasi pengawasan pemeriksaan sebagai dari manajemen. Tujuannya bukan mencari kesalahan, yang akan mengakibatkan hubungan pimpinan, karyawandan anggota menjadi renggang. Pengawasan dan pemeriksaan bertujuan untuk mendidk, membimbing, supaya menjadi lebih teliti dan ahli sehingga koperasi lebih berkembang.

Keberhasilan usaha koperasi akan memberi manfaat kepada pengurus, anggota dan daerah setempat. Peranan pengawasan dan pemeriksaan bertujuan untuk :

1.      Memberikan bimbingan kkepada pengurus, karyawan, ke arah keahlian dan keterampilan.

2.      Mencegah pemborosan baha, waktu dan tenaga supaya tercapai efisiensi perusahaan.

3.      Mencegah terjadinya penyelewengan.

Kesiapsiagaan megadakan pengawasn untuk mencegah kesalahan yang mungkin timbul, adalah lebih bijaksana daripada memberikan peringatan atau hukuman. Pengawasan yang terlambat akan menimbulkan kerugian bagi usaha koperasi.

Bentuk pengawasan dan pemeriksan adalah :

1.      Pengawasan yang diangkat pengurus.

2.      Pengawasan yang diangkat manajer.

3.      Pengawasan yang diangkat apat anggota.

4.      Pengawasan yang diangkat jawatan koperasi.

Badan pemeriksa yang diangkat oleh rapat anggota telah diatur dalam undang-undang dasar koperasi dan anggaran rumah tangga.

Hal-hal yang perlu diperiksa adalah :

1.      Uraian tentang keadaan keuangan

2.      Kegiatan usaha, biaya operasional, pendapatan dan sebagainya.

3.      Analisis tentang karyawan koperasi dengan menunjukkan penggunaannya.

4.      Analisis mengenai kekayaan-kekayaan dan kewajiban-kewajiban yang terpenting, menurut jatuhnya waktu.

5.      Masalah-masalah perkreditan dan penggunaannya, sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

6.      Penelitian tentang pelaksaan operasiaonal, sesuai dengan anggaran rumah tangga dan ketentuan-ketentuan yang lain.

7.      Koperasi benar-benar bekerja sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah diputuskan oleh pengurus.

 

MANAJEMEN KOPERASI

2.1.Manajemen Koperasi

Manajemen sebagai proses khas yang menggerakkan organisasi adalah sangat penting, karena tanpa manajemen yang efektif tak akan ada usaha yang akan berhasil cukup lama. Tercapainya tujuan organisasi baik tujuan organisasi baik tujuan ekonomi, sosial, atau politik, untuk sebagian besar tergantung kepada kemampuan para manajer dalam organisasi yang bersangkutan. Manajemen memberikan efektivitas pada usaha manusia.

Istilah maajemen berhubungan dengan usaha untuk mencapai tujuan tertentu dengan jalan menggunakan sumber-sumber yang tersedia dalam organisasi dengan cara yang sebaik mungkin. Karena dalam pengertian “organisasi” selalu terkandung unsur sekelompok (lebih dari 2 orang) manusia maka manajemen pun biasanya digunakan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompok manusia, walaupun manajemen itu dapat pula diterapkan usaha-usaha secara individu.

Pengertian manajemen koperasi dari sekedar definisi, kurang dapat mencakup keseluruhan makna yang sebenarnya. Untuk itu perlu diungkapkan kembali beberapa pengertian poko ulasan-ulasan bab yang lalu yang pada dasarnya menyatakan bahwa koperasi adalah suatu bentuk usaha bersama diantara orang-orang yang mempunyai kepentingan bersama, yang dijalankan dan dikelola bersama berdasarkan asas kekeluargaan.

2.2.Fungsi dan Peranan Manajer Koperasi

Manajer adalah karyawan yng diangkat dan diberhentikan oleh pengurus. Manajer adalah pelaksana tugas pengurus sehari-hari di bidang usaha koperasi dan bertanggung jawab kepada pengurus.

Berikut ini akan diuraikan fungsi dan peranan manajer koperasi.

                        Fungsi Manajer

1.      Perencanaan (planning)

2.      Penyelarasan (coordinating)

3.      Pengorganisasian (organizing)

4.      Penuntun (directing)

5.      Pengamatan (controlling)

Peranan Manajer

1.      Kedudukan dan fungsi sebagai pelaksana di bidng usaha dan bertanggung jawab pada pengurus koperasi.

2.      Sebagai pelaksana dari kebijakan pengurus.

3.      Menetapkan struktur organisasi dan manajemen koperasi serta menjamin kelangsungan usaha.

4.      Dapat bekerja terus selama tidak bertentangan dengan anggaran dasar dan keputusan rapat anggota, sekalipun ada penggantian pengurus.

5.      Mengembangkan kepercayaan atas kekuatan dan kemampuan koperasi sendiri dalam kegiatan-kegiatan.